Автоматизация деятельности туристских агентств. Автоматизация взаимоотношений с туроператорами. Ведение клиентской базы.
Автоматизация работы турагентств обычно сводится к оперативному учету заказанных туристами туров, оформленных платежей с клиентами и партнерами, печати всех необходимых документов.
Для автоматизации отдельного туристического агентства необходимо использовать программное обеспечение, основанное на применении базы данных, аккумулирующей все рабочие данные в едином хранилище. Это необходимо для получения отчетов о работе агентства в любой момент времени. Кроме базы данных необходимо также иметь программу с удобным пользовательским интерфейсом, приемлемой скоростью работы, конфигурированием параметров системы, относящихся к деятельности фирмы.
Техническая сторона автоматизации сетевых агентств - с помощью применения локальной рабочей базы данных в отдельном офисе, что исключает зависимость работы агентства от работы канала передачи данных, с копированием в центральный офис всех введенных данных (канал передачи данных используется достаточно редко по сравнению с постоянным подключением – раз в час, раз в день, периодичность выбирается головной компанией).
Рассмотрим как пример автоматизация деятельности турагентств - систему САМО-ТурАгент. Её функции:
- поиск и on-line бронирование туров,
- ведение единой клиентской базы,
- оформление и печать полного пакета документов для туриста,
- финансовый и управленческий учет,
- обработка статистической информации,
- система отчетов для менеджеров и руководителей,
- формирование заданий курьерам и текущих задач менеджера,
- контроль деятельности сотрудников и компании в целом, и многое другое.
Автоматизация взаимоотношений с туроператорами.
Когда мы говорим о системе онлайн бронирования, мы имеем в виду непосредственное «общение» турагентской программы с актуальной базой данных туроператорского модуля посредством интернета (см. схему). Этот процесс исключает промежуточные звенья в диалоге «турагентство - туроператор», тем самым позволяя избежать тех явных недостатков, что присущи современным информационно-поисковым системам: частой неактуальности размещенной информации, невозможности отследить стоп-сейлы, длительного ожидания подтверждения заявки туроператором, наконец, человеческого фактора. На данный момент число туроператоров, имеющих возможность предложить своим клиентам забронировать тур по этой схеме, ограничено. Но решение этой проблемы – дело ближайшего времени.
Схема
ТО – туроператор
ТА – туристическое агентство
Ведение клиентской базы и работа с ней
Принцип: «больше знаешь о клиенте - больше услуг сможешь оказать».
Автоматизация клентсткой базы предусматривает разовое заполнение данных клиента: заполнив данные только один раз, можно сколько угодно раз формировать уже заполненные документы (нет необходимости повторного внесения), единственный вопрос который необходимо задать клиенту, который обратился в агентство через год - "есть ли изменения в паспортах?"
С помощью системы автоматизации турагентство имеет возможность формировать необходимые ему отчеты о клиентах:
обращение клиентов (кол-во обращений и их даты, сезонность);
дни рождения клиентов - поздравляя клиента с праздником (sms, email или просто по телефону), агентство напоминает о себе, а заодно и о своих интересных предложениях;
дисконт-программы: достаточно просто вести дисконт программу, основанную на нужных вам данных: от кол-ва обращений - до общей суммы покупок.
отслеживание информации о паспортах и выданных визах (например срок окончания мультивиз).