Организация корпоративных мероприятий.
Корпоративные мероприятия (и, в частности, корпоративные праздники) являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций.
До сих пор отношение к корпоративным праздникам, как исследователей, так и сотрудников организаций (а, в особенности, руководства) неоднозначно. Связано это с тем, что в научной литературе не существует пока единогласно принятого точного определения корпоративного праздника, что, в свою очередь, ведет к крайне широкому диапазону трактовок понятия.
Для того, чтобы вывести единую формулировку корпоративного праздника, необходимо определить его основные характеристики. Корпоративный праздник:
- неотъемлемая часть системы корпоративной культуры компании.
- является проводником базовых корпоративных ценностей и установок
- является специальным мероприятием, требующим повода, отдельной подготовки, финансирования и анализа результатов.
- может способствовать достижению поставленных целей, при условии его грамотного использования.
- может быть направлен на разные целевые аудитории, в зависимости от поставленных целей и задач.
Таким образом, выделив основные характеристики понятия, можно вывести следующее определение.
Корпоративный праздник – специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации.
Существуют различные типы праздников, но все они в большей или меньшей степени характеризуются общими признаками, из которых главными являются:
- добровольное согласие в отношении принятия и выполнения правил праздничной жизнедеятельности;
- несводимость ее к грубой материальной пользе.
Сценарий праздника построен на разноплановом действии – программном и импровизированном, предполагая творческое самовыражение каждого участника в разнообразных ролях и положениях.
Значимость и событийность праздника определяются достаточно простыми общими признаками:
- абсолютная добровольность участия и согласие во всех принимаемых обязательных и условных правилах досуговой деятельности того или иного праздника;
- свободный выбор разнообразных сюжетов, ролей, положений, отличных от материализованных результатов учения и общественного труда;
- необходимость каждому участнику иметь пространство для творческих выходов своей индивидуальности в любом празднестве;
- разумная цикличность праздников, идущая от пропорциональности будничной практики и яркой праздничной событийности, главным образом учитывающей природный календарь и структуру рабочего года;
- коммуникативный характер праздников, отражающих все стороны демократии свобод;
- наличие в праздниках народных глубинных традиций, вбирающих в себя весь спектр обычаев, ритуалов, церемониалов, символов и атрибутов принципиального характера.
Корпоративные праздники необходимы, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели, идее. Праздник также несет в себе функцию «фиксации успеха», он как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.
Кроме того, будни налаженного бизнеса, вне зависимости от его профиля, как правило, не дают возможности раздать, помимо «кнутов», должным образом оформленные «пряники». Вот почему момент чествования «передовиков производства» также является важным элементом корпоративного мероприятия, создающим мотивацию, как для самих «передовиков», так и для их коллег.
Главное преимущество корпоративных праздников – прекрасная организация, предоставляющая участвующим в них работникам возможность свободного, беззаботного общения в кругу своих коллег и близких. Таким образом, «корпоративные праздники являются одним из самых эффективных способов налаживания системы внутрифирменных коммуникаций». Однако, необходимо всегда помнить: ничто так не портит впечатление, как не вовремя поданный автобус, нехватка мест, недостаток призов, плохо работающие микрофоны. Поэтому во время подготовки к празднику важно продумать все детали.
Кроме того, праздник должен прорабатывать существующие в фирме конфликты и проблемы, а не подавлять их и не вытеснять. Само собой противоречие не исчезнет.
Типы корпоративных праздников
Корпоративные праздники можно разделить на две категории, во-первых, по их идеологической подоплеке, по задаче, которую они решают, и, во-вторых, по типу организации.
Идеологически мероприятие может быть ориентировано:
- на сотрудников (преобладают задачи «построения команды»);
- на партнеров, клиентов, гос. чиновников (преобладают «политические» задачи: упомянутая выше «фиксация успеха», укрепление партнерских контактов, наведение новых «мостов» или попросту «задабривание нужных людей»)
Типы организаций корпоративных праздников
Банкетные мероприятия
Это самый часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, банкетных залах. Надо сказать, что в специфичных российских условиях организовать его так, чтобы консолидирующим фактором стал фактор корпоративности, а отнюдь не алкоголь, порой непросто. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить программе банкета, разнообразив её включениями развлекательных мероприятий на корпоративную тематику, как-то: шутливые викторины по истории фирмы и блеф-туры по специфике занятий, несерьезные награждения «ярких» сотрудников фирмы забавными призами и тому подобное.
Плюсы: Не требует больших финансовых вложений, эффективно выполняет задачу по сплочению коллектива Минусы: При правильной организации минусов практически нет.
Загородные мероприятия
К праздникам такого типа можно отнести, как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные или околоспортивные состязания. Роль еды и алкоголя в этих мероприятиях не столь довлеющая, как в «банкетных» построениях. Проводятся такие праздники обычно поздней весной и летом.
Плюсы: Природа, свежий воздух, широкие возможности для организации спортивно-развлекательных мероприятий
Минусы: Полная зависимость от погоды. Сложность организации питания по классу VIP
Семейные мероприятия
Часто этот тип корпоративных праздников, особенно в западно-ориентированных компаниях, именуют «Family Day». Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Крупные (особенно производственные) предприятия проводят такие праздники на своей территории. Правильно спланированное торжество такого типа включает в себя:
- короткую экскурсию по производству (офису) — домочадцам сотрудников рассказывают и показывают где и как работают их родственники
- развлекательную либо соревновательную программу
Если мы не говорим об устройстве семейных стартов (типа «Мама, папа, я — спортивная семья»), необходимо разделить праздник на два потока: детская программа и взрослая программа. Пересечение и временное слияние этих «потоков» не исключается и даже желательно, но, важно понимать, что, по сути, это разные программы. Попытки построения компромиссной, сводной программы и для взрослых и для детей, особенно при количестве гостей, исчисляющимся сотнями, заранее проигрышны.
Плюсы: Закладывает почву для «преемственности поколений», поднимает престиж предприятия в глазах семей сотрудников
Минусы: Жена может узнать о ваших отношениях с секретаршей.
Концептуальные мероприятия
Такого рода праздники встречаются нечасто и заказываются, обычно, компаниями либо имеющими сильную «корпоративную легенду» (тогда мероприятие строиться как «визуализация» этой легенды), либо фирмами, выражающими желание увидеть нечто совсем нетривиальное (попросту желающими удивить, поразить гостей). Отличительная особенность таких программных построений — масштабность и значительный бюджет.
Плюсы: Как правило, имеют широкий резонанс и запоминаются надолго
Минусы: Серьёзные финансовые вложения, длительный процесс подготовки
При построении сценарного плана корпоративных праздников нужно учитываются следующие исходные данные:
- специфика места проведения (часто для этого используется открытая площадка на территории предприятия);
- общее количество гостей;
- количество детей на празднике.
Этапами подготовки корпоративных мероприятий можно назвать следующие:
Постановка целей
Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. «Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий».
Цели у мероприятия могут быть рациональными и иррациональными.
К рациональным целям относятся:
• знакомство;
• формирование желаемого будущего;
• инициирование — запуск процесса;
• отстранение от прошлого, забот;
• следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;
• времяпрепровождение.
Иррациональные цели могут быть следующие:
• адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;
• интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;
• целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;
• поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.
Таким образом, локальные цели мероприятия — адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры фирмы.
Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:
1. Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма
2. Определения круга участников, их роли;
3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия
4. Составление списка приглашенных;
5. Выбор места проведения мероприятия;
6. Программа праздника и подробный сценарий
Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать.
Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:
- разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;
- постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;
- конкурс номинаций;
- презентация отделов и подразделений;
- правильный подбор места проведения мероприятия;
- разработанная с учетом особенностей организации концепция призов и подарков;
- правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;
- организация банкета или фуршета;
- организация фейерверка любого уровня сложности;
- украшение зала и сцены;
- звуковое и световое обеспечение;
- мультимедийная презентация и поддержка концерта;
Определение бюджета мероприятия
Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».
Анализ результатов.
Необходимо:
- выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;
- проанализировать ошибки и форс-мажоры;
- провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;
- проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.