Организация выставочной деятельности в туризме и ее основные этапы.
Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий, включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:
· реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.),
· пропаганда, личная продажа (работа стендистов),
· стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).
Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года.
Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:
· какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,
· какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.
Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:
1. принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;
2. определение целей участия фирмы в работе выставки;
3. выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;
4. подготовительно-организационный период;
5. разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;
6. работа в ходе функционирования выставки;
7. подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.
Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие.
Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:
· время и место проведения выставки;
· авторитет выставки;
· численный и качественный состав участников и посетителей;
· уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;
· возможность предоставления выставочных площадей и услуг;
· условия участия в выставке;
· кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;
· разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.
Изучив все эти аспекты, необходимо получить ответ на вопрос: «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой».
Этап разработки тематического плана своей экспозиции включает в себя:
· окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;
· разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т.п.;
· генеральную компоновку экспозиции фирмы – распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.
При этом следует иметь в виду, что размер выставочного модуля играет определенную представительскую роль, но гораздо важнее оригинальное, качественное оформление экспонатов, отлаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям, привлекательная реклама.
Часто оргкомитеты выставок предлагают стандартные выставочные модули разных размеров и конфигураций. Это не значит, что у турфирмы нет возможности заказать стенд по собственным эскизам. Но он должен органически вписываться в отведенное место, не выпадать из общей композиции выставки и это следует заблаговременно согласовать с оргкомитетом.
Нередки случаи, когда финансы туристической компании ограничены, и она вынуждена приобретать выставочную площадь на правах долевого участия с другими участниками. При этом может оказаться, что совместная площадь слишком мала для нормальной работы партнеров. Кроме того, турфирмы, использующие такие «стенды», не воспринимаются как солидные партнеры.
Вместе с тем совместные стенды могут сыграть положительную роль для их участников, когда единым тематическим стендом выступают национальные туристские администрации. Так делают HTA Германии, Кипра, Турции, Египта, ОАЭ и ряд других.
При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. Эскиз, являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов.
После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап – работа в ходе ее функционирования. Большая нагрузка ложится на персонал, корректность и приветливость которого вызовут желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка (как вариант) привлекут всеобщее внимание (возможно, даже телевизионщиков, а это – шанс бесплатной рекламы).
Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если его присутствие в течение всего рабочего дня невозможно, необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы будет кто-то из руководителей.
Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (информацию об этом можно получить в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.
Следует также помнить, что существуют оптимальные международные правила ведения переговоров в ходе выставки: встреча должна длиться не более 20 минут. Во время переговоров подаются только чай, кофе или минеральная вода.
Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.
Поскольку контакт посетителей и специалистов с экспозицией турфирмы очень непродолжителен, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:
· провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;
· обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;
· заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
· обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.
При этом часть рекламной продукции принято располагать так, чтобы посетители брали их с собой. Материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд, лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.
Среди мероприятий, призванных заинтересовать публику, важны презентации, конкурсы по тематике выставки, лотереи и т.п.
После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:
· организационные;
· коммерческие.
При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:
· удачно ли было выбрано место для стенда;
· была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;
· какие неудобства имели место во время работы;
· что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;
· без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.